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Pouco espaço e grande volume de papeis, pastas e documentos. Isso é um cenário que afeta muitos edifícios.
Com a Lei 13.874/2019, houve alteração na legislação anterior e permitiu que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que os originais, desde que a integridade seja constatada, o documento físico pode ser destruído, exceto os de valor histórico.
Para saber o que fazer, sugerimos dicas importantes:
O que puder não imprimir é um bom começo.
Primeiro a gente começa…depois a gente melhora. Essa é uma premissa que cabe bem nessa ideia de reduzir a ocupação física nos edifício com arquivos de documentos.
Guardar é preciso, mas não eternamente.
| Tipos de Documentos | Prazo da Guarda |
| Apólices de Seguro de Vida | 5 anos |
| Cartão de CNPJ Permanente | Permanente |
| DARF IRRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 7 anos |
| Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico) | 20 anos |
| FGTS, GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Folha de Pagamento (fins previdenciários) | 10 anos |
| Folha de Ponto | 5 anos |
| Formulário CAGED | 5 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 5 anos |
| GPS | 10 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamentos | 5 anos |
| Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) | 20 anos |
| ASO, PPP, PCMSO | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | 5 anos |
| Recibo de Benefícios (VR, VA, CV, VT) | 5 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Extratos Bancários | 6 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 10 anos |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 5 anos |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Apólice de Seguro Patrimonial e de Funcionários | 5 anos |
| AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) | 1 a 5 anos |
Desde o início de nossas funções, sempre nos preocupamos com o problema documental, mesmo em um tempo que muitos condomínios ainda usavam talões de cheque. Por isso nossas pastas documentais sempre foram digitalizadas e depois passamos para digitais.
Com a utilização de pastas digitais não há necessidade de impressões, poupando o uso de espaços nos edifícios para arquivos e acúmulo de poeira.
Pense leve. Imprima com responsabilidade e escolha com sabedoria.
Se tiver dúvidas, conte com a gente.
Nosso maior bem é servir bem.
